April 30, 2008

PERAN MANAJEMEN DOKUMEN DALAM RENCANA STRATEGIS PERUSAHAAN

Posted in Kuliah-koe at 2:33 pm by byupustakawan

PERAN MANAJEMEN DOKUMEN

DALAM RENCANA STRATEGIS PERUSAHAAN

Oleh Helmina Sinaga

Dokumen adalah suatu aset perusahaan. Para professional manajemen dokumen secara terus menerus terlibat dalam pengelolaan informasi yang berkaitan dengan rencana strategis perusahaan seperti merger dan akusisi, divestasi dan spin-offs, formasi dan disolusi perusahaan patungan, usaha patungan, penutupan fasilitas pabrik spesifik, kantor lapangan, atau usaha operasi bisnis lainnya. Tanggungjawab para professional manajemen dokumen antara lain dapat:

Mengevaluasi kebijakan pelaksanaan pembukuan yang diperoleh perusahaan

  • Mengelola arsip yang diperoleh perusahaan dan mengintegrasikannya dengan operasi bisnis yang ada
  • Mengenali infomasi asset yang ditransfer kepada pemilik baru divestasi operasi bisnis
  • Bekerja dengan pejabat hukum perusahaan untuk menyertakan issu manajemen dokumen yang layak kedalam perjanjian divestasi dan akusisi.
  • Menggambarkan kebutuhan pembukuan dan kewajiban untuk penggabungan dan usaha patungan

Peran Top Manajemen

Dukungan kuat dari top manajemen sangat menentukan untuk menuju suksesnya program manajemen dokumen perusahaan. Manajemen pelaksana harus menyatakan nilai arsip sebagai aset perusahaan. Komitmen yang tegas terhadap pengembangan kebijakan dan prosedur manajemen dokumen secara sistimatis harus dirasakan sebagai aspek yang menentukan bagi berkembangnya budaya perusahaan dan bagian penting dari tanggungjawab kerja setiap karyawan. Pelaksanaan manajemen dokumen harus diintegrasikan dengan penuh terhadap proses bisnis perusahaan. Para manajer unit kerja harus memperlihatkan dukungannya dengan mengalokasikan waktu staf yang tepat dan sumber daya untuk mengimplementasikan program manajemen dokumen. Manajer terkait harus bertanggungjawab dalam penerapan setiap kebijakan dan prosedur program manajemen dokumen di unit kerjanya dan setiap pelanggaran harus ditangani dengan serius.

Dengan latar belakangan inilah ketika saya dipercaya membenahi manajemen dokumen di sebuah perusahaan minyak asing di Jakarta, langkah pertama meminta bertemu dengan pimpinan puncak perusahaan. Meminta kesediaannya mendengarkan suatu presentasi mengenai filosofi dan prinsip-prinsip dari manajemen dokumen perusahaan. Dalam presentasi antara lain disampaikan alasan perlunya pelaksanaan manajemen dokumen diintegrasikan dengan proses bisnis perusahaan, kebijakan-kebijakan perusahaan yang mendukung dan alokasi staf yang memadai. Juga dikemukakan hasil yang dicapai bagi peningkatan kinerja bisnis perusahaan, terutama dalam kaitannya keuangan, hasilnya akan meningkatkan efisiensi. Karena membiarkan ribuan lembar kertas yang memuat informasi tak terkelola dengan baik merupakan pemborosan, bukan saja uang tetapi juga waktu untuk mencari apabila diperlukan. Dalam sebuah perusahaan yang dokumennya terkelola dengan baik, tidak lagi dikenal kalimat ”mencari arsip”, melainkan ”menemukan arsip”. Artinya, sudah bisa memastikan di mana menemukan arsip yang diperlukan, penyimpanan sudah tertata dengan baik disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan bersangkutan.

Presentasi untuk meyakinkan top manajemen amat penting, karena pelaksanaan manajemen dokumen memerlukan dukungan kuat dari segenap lini yang ada dalam perusahaan. Tanpa ada dukungan dari top manajemen perusahaan, apa pun upaya yamng dilakukan untuk menata pengelolaan dokumen/arsip perusahaan akan sia-sia belaka. Bahkan menurunkan citra para profesional yang bergerak di bidang manajemen dokumen dan informasi di mata staf dan para karyawan.

Memang dari pengalaman saya menggeluti dunia manajemen kearsipan, acapkali dipandang sebelah mata, bahkan tidak dipandang sama sekali. Padahal filosofi dari keberadaan manajemen dokumen adalah ”membuat pekerjaan lebih mudah”. Pekerjaan para arsiparis (archivist) dan profesional penyedia jasa manajemen dokumen baru dihargai, ketika hasil pekerjaan mereka memang dirasakan kegunaannya. Untuk meraih penghargaan ini memang diperlukan kesabaran dan kegigihan untuk meyakinkan top manajemen perusahaan bahwa pengelolaan dokumen/arsip yang memenuhi persyaratan sebagai suatu yang harus dilakukan, terlebih-lebih menghadapi perkembangan dunia bisnis dewasa membutuhkan segala sesuatunya harus disikapi dengan akselerasi tindakan yang semakin menuntut kecepatan. Selain itu masyarakat bisnis global abad ini semakin menuntut apa yang namanya transparansi, akuntabilitas dan kebebasan memperoleh informasi. Ketiga hal ini sesungguhnya bertujuan meningkatkan efisiensi..

1 Comment »

  1. Arsiparis said,

    good….bisa mt tolong artikelnya Pak Sulis : Informasi dalam Konteks Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan? tq


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: