May 3, 2008
PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH – LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIADALAM MENDUKUNG KEBUTUHAN INFORMASI MASYARAKAT MELALUI LAYANAN PERPUSTAKAAN
PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH – LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
DALAM MENDUKUNG KEBUTUHAN INFORMASI
MASYARAKAT MELALUI LAYANAN PERPUSTAKAAN
Oleh
Sri Hartinah
LATAR BELAKANG
Tantangan yang dihadapi dunia Perpustakaan, dokumentasi dan informasi di masa sekarang dan mendatang berbeda dari tantangan di masa lampau , sebagaimana perkembangan dunia ilmu, pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat. Penyediaan informasi maupun kegiatan dokumentasi yang dilaksanakan oleh Pusat Dokumentasi, Pusat Informasi maupun Perpustakaan diharapkan selalu mengikuti perkembangan ketersediaan informasi maupun perkembangan kebutuhan informasi pemakai/pengguna/masyarakat informasi.
Keanekaragaman kreatifitas, inovasi serta kecepatan penyediaan informasi diperlukan bagi pusat dokumentasi, pusat informasi serta perpustakaan. Selain itu diperlukan Sumber Daya Manusia (SDM) yang professional dalam mengelola dan melayani masyarakat pemakai. SDM dituntut profesional, dalam hal ini adalah cepat tanggap terhadap perkembangan kebutuhan dengan menyajikan informasi yang dibutuhkan, mengikuti perkembangan sarana teknologi informasi dan telekomunikasi, tidak berorientasi pada kebutuhan finansial semata, tidak cepat menyerah terhadap pandangan orang terhadap profesi yang dimiliki.
Sebagai pusat dokumentasi dan informasi, PDII (Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah)-LIPI yang dikenal sebagai layanan publik berusaha untuk mereformasi layanan kepada masyarakat khususnya dalam penataan koleksi serta pemenuhan kebutuhan informasi kepada pengguna terutama untuk layanan perpustakaan
Dengan adanya program nasional yaitu Warung Informasi Teknologi yang tujuannya adalah untuk kemudahan akses informasi bagi masyarakat khusunya di daerah, PDII melakukan disseminasi informasi antara lain pengiriman database bibliografi koleksi PDII dalam bentuk CD-ROM ke waintek-warinek yang ada di daerah juga ke instansi di daerah yang membutuhkan.
Dengan demikian, diseminasi ini akan berdampak pada permintaan penggandaan pustaka yang dibutuhkan pengguna dari hasil pencarian bibliografi yang ada di CD-ROM. Untuk itu sangat penting keakuratan data bibliografi dengan pustaka yang ada di koleksi perpustakaan PDII. Tulisan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pengelolaan informasi di perpustakan atau pusat informasi yang memberikan layanan kepada masyarakat serta pengguna data bibliografi PDII.
Permasalahan
- Dari layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan PDII baik yang datang langsung maupun melalui surat, keluhan yang disampaikan adalah tidak diperolehnya bahan pustaka yang diperlukan padahal data tersedia di Katalog secara online (Online Public Access Cataloque )
- Ada perbedaan pendapat antara pengelola perpustakaan maupun pengguna pada umumnya tentang sistem layanan koleksi yang dilakukan untuk melayani pengunjung.
- Kebutuhan pengguna perpustakaan akan informasi tesis/disertasi
- Dengan perkembangan dunia perpustakaan yang kini dikenal dengan berbagai istilah yakni library digital, perpustakaan maya (Virtual library) dsb. Apakah perpustakaan PDII yang saat ini berlokasi di Jl Gatot Subroto no 10 “masih banyak dikunjungi penggunanya?”
Tujuan
- Melaksanakan Akurasi koleksi perpustakaan melalui akurasi data database dan bahan pustaka yang ada di koleksi
- Mengetahui pendapat pengguna perpustakaan tentang sistem layanan untuk koleksi buku umum dan koleksi tesis/disertasi serta laporan penelitian
- Mengetahui persepsi pengguna tentang informasi tesis/disertasi
Metode
- Pembenahan koleksi dan akurasi data perpustakaan secara bertahap
- Survei kepada pengunjung perpustakaan terhadap system layanan serta pemakaian buku, tesis dan laporan penelitian
PERPUSTAKAAN PDII
Merupakan salah satu “sub bidang” di Bidang Informasi PDII-LIPI yang memberikan sarana layanan informasi dan kelengkapan rujukan berupa bahan cetak dan terekam, untuk memperlancar kegiatan penelitain dan kegiatan lainnya bagi peneliti LIPI maupun instansi lain bagi peneliti, dosen, konsultan, karyawan, mahasiswa yangmelakukan penelitian dll serta memberikan pelayanan pada masyarakat umum
Tersedia berbagai bahan pustaka buku, majalah, laporan penelitian, tesis/disertasi, mikrofis/film yang ditata di perpustakaan yang menempati 3 lantai di gedung PDII-LIPI Jl. Gatot Subroto no. 10., lantai 3, 4 dan 5.
Jasa Perpustakaan PDII menyediakan data bahan pustaka seperti tersebut di atas melalui jaringan komputer yang dapat diakses dengan “Online Access Public Catalogue” (OPAC) dengan cara sederhana dan sangat mudah.
A. Cakupan Subyek
Mengenai Ilmu Murni (Kimia, Fisika, dll) Ilmu pengetahuan terapan (Teknik Kimia, Teknologi Pangan, dll , Ilmu-ilmu sosial, Konflik, Gender atau studi wanita dan anak, lingkungan hidup
B. Koleksi
Koleksi merupakan kebutuhan penting dalam sebuah perpustakaan. Perpustakaan Perpustakaan PDII mempunyai koleksi buku sebanyak 45.590 judul dan data masih terus di entri, dengan penambahan yang berasal dari pembelian, pertukaran, dan hadiah juga kegiatan dari para peneliti yang menghasilkan suatu informasi dalam bentuk buku, laporan, majalah, proceeding dsb.
C. Sistem Layanan
Koleksi perpustakaan PDII-LIPI memberikan layanan kepada pengguna/ pengunjung perpustakaan dengan 2 sistem, sistem terbuka dan system tertutup. Sistem terbuka dalam arti setelah mengetahui nomor pustaka yang akan dicari pengguna dapat langsung mengambil dan membaca pustaka tanpa harus dilayani petugas. Koleksi dengan system terbuka ini terutama untuk jenis dokumen buku, majalah yang didisplay dan majalah terjilid. Untuk sistem layanan tertutup pengguna/pengunjung perpustakaan tidak dapat mengambil sendiri tetapi harus dilayani atau diambilkan petugas. Koleksi dengan system tertutup diterapkan untuk koleksi jenis laporan penelitian, tesis/disertasi dan majalah yang dilanggan PDII dan belum terjilid. Untuk pengembalian pustaka pengunjung tidak diperkenankan untuk mengembalikan sendiri.
PEMBENAHAN KOLEKSI DAN AKURASI DATA
Telah dilakukan akurasi data koleksi perpustakaan tahun 2002 -2003 dimulai dengan koleksi laporan penelitian, buku umum dan referensi, dan dilanjutkan dengan koleksi majalah. Sebelum dilaksanaka akurasi data pada setiap jenis dokumen dilakukan
1. Persiapan : pengumuman pada pengunjung khususnya anggota
2. Pembenahan koleksi terlebih dahulu,
3. Pengecekan setiap field pada cantuman print-out database dengan setiap dokumen/pustaka di rak koleksi. Pengecekan ini baik keberadaan fisik, lokasi dan pelabelan.
4. Verifikasi pustaka yang datanya tidak akurat
5. Modifikasi data pada “database” atau pangkalan data
6. Updating data di catalog (OPAC)
Dari hasil pelaksanaan pembenahan dan akurasi data menunjukkan bahwa ada perbedaan hasil antara layanan pemakaian koleksi dengan system terbuka dan layanan koleksi dengan system tertutup. Perbandingan hasil adalah sebagai berikut
|
NO. |
SISTEM TERBUKA |
SISTEM TERTUTUP
|
KETERANGAN |
|
|
|
|
|
|
1 |
Koleksi lebih banyak tidak teratur |
Koleksi lebih teratur dan rapi |
|
|
2 |
Data yang tidak akurat lebih banyak |
Data yang tidak akurat lebih sedikit |
|
|
3 |
Jenis dokumen yang salah lokasi atau penempatan lebih banyak |
Jenis dokumen yang salah lokasi atau penempatan lebih sedikit |
Karena setiap salah penempat-an langsung dapat dilaporkan oleh petugas |
|
4 |
Ada sebagian koleksi yang tidak ketahuan bahwa data di opac tidak sesuai dengan data di rak karena pengguna langsung menuju rak |
Ada sebagian koleksi yang tidak dimanfaatkan pengguna |
Disebabkan Ketidak akuratan data |
Secara rinci hasil temuan pada akurasi data adalah:
-
- Ketidaksamaan antara Kode panggil di Opac dengan label buku berjumlah 704 cantuman, ketidakcocokan antara lain: lokasi dokumen,
- Sejumlah 118 cantuman buku tidak ada dalam cantuman OPAC umumnya Prosiding/Seminar
- Pustaka yang tercantum dalam opac namun tidak ada dalam koleksi maupun daftar peminjaman
- Duplikasi dalam cantuman di database
- Kesalahan cover dan label setelah pustaka dijilid atau dibuat mikrofis/film
EVALUASI HASIL PEMBENAHAN DAN AKURASI DATA
Setelah dilakukan pembenahan dan akurasi data, dilanjutkan dengan evaluasi dengan cara memberikan kuesioner kepada pengguna/pengunjung perpustakaan sebagai responden selama 2 bulan yaitu satu bulan kepada pengunjung koleksi buku dan satu bulan kepada pengunjung/pengguna koleksi laporan penelitian/tesis. Diperoleh responden sejumlah 658 orang untuk pengunjung laporan penelitian dan tesis/disertasi dan 478 orang untuk pengunjung koleksi buku.
A. Hasil survei terhadap pengunjung koleksi Buku Umum
Survei terhadap : 478 orang pengunjung perpustakaan selama 10 hari
Status Pengguna
Dari jumlah pengunjung perpustakaan PDII yang menggunakan koleksi buku umum 10 hari kerja berjumlah 478 orang terdiri atas 60 % wanita dan 40 % pria, dengan status pekerjaan Mahasiswa S1 75%, Mahasiswa S2/S3 2%, Karyawan 7%, Peneliti LIPI 2% Peneliti NonLIPI 1%, Dosen 1% dan Pelajar 7%. Dari jumlah tersebut ternyata 44 % bukan merupakan kunjungan pertama, 26 % adalah baru pertama berkunjung ke Perpustakaan PDII, sedangkan anggota perpustakaan hanya 3 % dan bukan anggota 27 %.
Layanan
Sejak awal berdirinya perpustakaan PDII berdiri, koleksi buku umum dibuka untuk masyarakat dengan sistem terbuka, namun setelah dilakukan stock opname dan akurasi data selama 3 bulan, koleksi buku umum dibuka kembali namun dengan sistem tertutup dengan pertimbangan masih dalam rangka kerapian koleksi dan pembenahan. Kami ingin mengetahui lama petugas mengambilkan dokumen/buku, sehingga pengguna mengisi waktu yang diperlukan petugas untuk melayani. Dari hasil survei diperoleh bahwa waktu yang diperlukan petugas untuk melayani masing-masing 77 % 5-10 menit, 8 % 10-15 menit, 3 % 15-20% sedangkan sisanya lebih dari 20 menit. Pada pertanyaan yang diajukan terhadap kemudahan layanan dengan system tertutup (diambilkan petugas). 41 % pengguna setuju dan bahkan 37 % sangat setuju, sedangkan sisanya tidak setuju dan sangat tidak setuju atau kosong. Bahkan pada pertanyaan apakah petugas layanan membantu pengguna dalam memenuhi kebutuhan 32% setuju bahkan 53 % sangat setuju dan sisanya tidak setuju sampai sangat tidak setuju. Di samping itu 49 % pengunjung menyatakan setuju dan 23 % sangat setuju bahwa buku yang diminta dapat ditemukan oleh petugas.
Temu Kembali dokumen
Dalam penataan koleksi baik dengan system kartu katalog maupun dengan system automasi, yang paling penting adalah ditemukannya bahan pustaka yang dibutuhkan pengguna. Pada saat ditanyakan tentang buku yang diminta pengguna apakah ditemukan oleh petugas 49 % pengunjung menyatakan setuju dan 23 % sangat setuju bahwa buku yang diminta dapat ditemukan oleh petugas.
B. Hasil survei terhadap pengunjung koleksi laporan dan tesis
Status Pengguna
Dari jumlah pengunjung perpustakaan PDII yang menggunakan koleksi tesis/disertasi dan laporan penelitian selama 22 hari kerja berjumlah 658 orang terdiri atas 61 % wanita dan 39 % pria. Dari jumlah tersebut ternyata 71% bukan merupakan kunjungan pertama, 27% adalah baru pertama berkunjung ke Perpustakaan PDII, sedangkan anggota perpustakaan hanya 1 %. Tesis/disertasi dan laporan penelitian pada umumnya digunakan pengunjung perpustakaan untuk mendukung kegiatan penelitian dengan persentase masing-masing 81% Mahasiswa S1, 6% mahasiswa S2/S3, 2% peneliti, 1% dosen, 1 % industri sedangkan ada yang digunakan bukan untuk penelitian yaitu 4 % karyawan dan 3 % pelajar.
Layanan
Seperti diketahui, bahwa koleksi tesis/disertasi dan laporan penelitian dilayani dengan system tertutup atau diambilkan petugas. Kami ingin mengetahui lama petugas mengambilkan dokumen, sehingga pengguna mengisi waktu yang diperlukan petugas untuk melayani. Dari hasil survei diperoleh bahwa waktu yang diperlukan petugas untuk melayani masing-masing 69% 5-10 menit, 6 % 10-15 menit, 1 % 15-20% sedangkan sisanya lebih dari 20 menit. Pada pertanyaan yang diajukan terhadap kemudahan layanan dengan system tertutup (diambilkan petugas). 43 % pengguna setuju dan bahkan 47 % sangat setuju, sedangkan sisanya tidak setuju dan sangat tidak setuju atau kosong. Bahka pada pertanyaan apakah petugas layanan membantu pengguna dalam memenuhi kebutuhan 52% setuju bahkan 37 % sangat setuju.
Temu Kembali dokumen
Dalam penataan koleksi baik dengan system kartu katalog maupun dengan system automasi, yang paling penting adalah ditemukannya bahan pustaka yang dibutuhkan pengguna. Pada saat ditanyakan tentang tesis/disertasi dan laporan penelitian yang diminta pengguna apakah ditemukan oleh petugas, ternyata 56% setuju bahwa tesis atau laporan penelitian ditemukan petugas bahkan 29 % sangat setuju. Sisanya 6 % kurang setuju, 5 tidak tahu.
Penutup
- Pembenahan mekanisme dan alur baik di pengolahan maupun di Jasa Perpustakaan harus tegas, tertulis dan diketahui oleh semua petugas maupun pengguna yang terkait
- Akurasi data di database pengolahan diikuti dengan akurasi data di Opac, CD-Rom yang disebarkan maupun di Web yang ditampilkan
Masukan Untuk Akurasi Data Di Opac Maupun Database Selanjutnya:
- Pembenahan mekanisme dan alur baik di pengolahan maupun di Jasa Perpustakaan harus tegas, tertulis dan diketahui oleh semua petugas maupun pengguna yang terkait
- Akurasi data di database pengolahan diikuti dengan akurasi data di Opac, CD-Rom yang disebarkan maupun di Web yang ditampilkan
- Perubahan kebijakan di pengolahan atau pangkalan data sebaiknya diteruskan ke Jasa Perpustakaan
- Terbitan LIPI maupun bidang Perpustakaan tidak dipinjamkan untuk pengguna cukup dibaca atau difotokopi di tempat
- Koleksi bidang Perpustakaan disarankan untuk dilengkapi kembali dan dipelihara pengadaannya
